Surat Menyurat

Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan – pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi – informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran dan saran – saran.

Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya satu pihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan dari pihak yang bersangkutan, maka kegiatan tersebut bukan di namakan surat menyurat. Setiap di suatu tempat kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai persetujuan.

Dalam surat menyurat ada beberapa hal yang mesti di persiapkan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.

2. Penulisan steno dan pengetikannya.

3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.

4. Pengiriman surat.

5. Pengarsipan.

6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.

Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.

2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.

3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.

4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Tujuan Penulisan Surat

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :

1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.